Externalización de la gestión del almacén (outsourcing)

La gestión del almacén es una actividad fundamental en cualquier empresa. Es necesario controlar numerosos aspectos, teniendo siempre presente que un almacén mal organizado podría obstaculizar la entrega de las mercancías con la consiguiente insatisfacción de los clientes.

Además, las operaciones van haciéndose más y más complejas al aumentar las dimensiones de la estructura, según el tipo de productos y su variedad, los modos de entrega y muchas otras variables. Gestionar un almacén no significa solo controlar la entrada y la salida de las mercancías, sino también el control constante de todas las operaciones internas y externas que forman parte de la cadena de distribución.

Hay cuatro factores principales a tener en cuenta:
el personal: para que el trabajo se efectúe correctamente, es necesario disponer de personal cualificado y adecuadamente preparado para las tareas específicas que debe cumplir;
la seguridad del depósito: es fundamental que la estructura respete las normas vigentes y que el ambiente de trabajo sea sano y seguro, para garantizar la protección de los trabajadores y de toda la actividad, considerando que los accidentes y lesiones inciden negativamente en la economía de la empresa si no se toman las oportunas medidas de prevención.
Se deben tomar una serie de medidas de prevención y para reducir al mínimo los imprevistos: controlar que se utilicen las protecciones obligatorias, que funcionen correctamente los dispositivos de seguridad, que los desperfectos se señalen y reparen rápidamente y que se lleve a cabo la revisión y el mantenimiento regulares de máquinas y vehículos.
la documentación: los documentos de gestión del depósito deber redactarse con todo detalle, tanto desde el punto de vista fiscal como administrativo. Anotar operaciones, movimientos y cantidades es un factor fundamental para la eficiencia del trabajo.
Los principales documentos del depósito son el documento de transporte, las facturas por compras y por ventas, los pedidos y el inventario de las mercancías.
la logística: la logística, en sentido amplio, es todo lo que se refiere a la gestión física, de información y organización del movimiento de productos, desde las fuentes de aprovisionamiento hasta los clientes finales. Es el eje de la organización del depósito, porque coordina los diferentes canales de la cadena de distribución.

Son cada vez más las empresas que prefieren confiar la gestión del depósito a terceros especializados en el servicio completo de gestión de un almacén en outsourcing o en la oferta de determinados servicios específicos.
Hay diferentes modos de externalización del almacén: encargar de la gestión a un operador externo (gestión in house), o bien entregarle las mercancías para que se ocupe de las mismas en su propia estructura.
La externalización logística in house permite a la empresa reducir costes y aprovechar la competencia especializada del operador, aunque la eficiencia y los resultados podrían verse limitados por los medios y la estructura de que dispone la empresa.
Por su parte, a través del full outsourcing (externalización completa) el operador puede activar todos los medios de que dispone para mejorar y optimizar las tareas, como el empleo flexible de recursos compartidos con los comitentes.

 

Gestión de pedidos

La preparación de los pedidos B2C y B2B se efectúa a través de sistemas informáticos innovativos y el uso de escáner.
La gestión de pedidos es parte del conjunto de procedimientos denominado logística. Es una actividad que requiere mucha atención y que forma parte de la economía de una empresa.

La gestión de pedidos se efectúa con el auxilio de software específicos que controlan rápida y eficazmente las tareas.
Se trata de instrumentos que complementan todos los aspectos importantes de la gestión: datos de clientes y proveedores, productos y listas de precios. Además, se pueden manejar presupuestos, pedidos, documentos de transporte, facturas, carga y descarga del almacén. De este modo, se dispone de un panorama continuo y en tiempo real del estado de los pedidos, manteniendo el control de las existencias del almacén y de las prioridades de envío.

PVS prepara también pedidos personalizados: paquetes para regalo o presentaciones navideñas, a través de servicios específicos (embalaje en serie, papeles para regalo, papel de seda o tarjetas de regalo).

 

Almacenamiento de mercancías

El almacén es la estructura logística que recibe las mercancías, las mantiene en depósito y las prepara para la distribución, expedición y entrega.
PVS gestiona el almacenamiento de las mercancías, con controles de cantidad y calidad tanto en entrada como en salida.

El almacenamiento de mercancías es el momento inmediatamente sucesivo a la recepción de las mismas. Por lo general, mediante carretillas elevadoras, la mercancía se coloca en palés y en estantes, en la parte del depósito que el sistema informativo indique como más adecuada.
Los productos deben colocarse únicamente en las zonas destinadas a depósito, de manera precisa y en lugares cómodos y funcionales.

Es importante considerar siempre el índice de rotación del depósito, que indica el tiempo que se necesita para agotar una existencia de determinada mercancía y reponerla. Existen artículos de elevada rotación (que se compran y reponen con frecuencia) y artículos de baja rotación (que permanecen por meses en el depósito). Disponer de los datos de rotación es importante para administrar la estructura: por ejemplo, es aconsejable limitar aquellos artículos de baja rotación y hacer que estén disponibles solo a petición. Al mismo tiempo, es conveniente colocar los artículos de elevada rotación en lugares de acceso fácil y cómodo.

Otro factor fundamental es la tecnología. En todas las fases de almacenamiento, tanto en entrada como en salida, la tecnología de código de barras automatiza y simplifica la gestión. Cada producto es identificado con un código de barras exclusivo que luego se imprime en etiquetas adhesivas y se aplica al embalaje del artículo.
Gracias a este sistema, los artículos se introducen automáticamente y sin errores en la factura y, al mismo tiempo, se actualizan las existencias del almacén.

 

Gestión del almacén ecommerce

El sector del comercio electrónico está registrando un desarrollo constante (crecimiento del 17% anual). Esto hace que cada vez más empresas incorporen también la venta online.
Las ventajas del ecommerce son innumerables, pero para operar en este sector es necesario conocerlo y estar preparado. Uno de los errores más comunes es restar importancia a la gestión del almacén que, por el contrario, es fundamental para el ecommerce.

Es necesario, además, escoger una gestión informatizada de las actividades, que tenga en cuenta todos los parámetros y las variables. A través del ecommerce, se pueden efectuar muy diferentes tipos de compras que van desde grandes cantidades a pedidos pequeños, tal vez de un solo artículo, distribuidas en toda Italia y también en el extranjero.  Como bien se comprende, esto comporta una tarea muy compleja, porque en el mismo almacén pueden coexistir pedidos pequeños con gran cantidad de destinatarios y pedidos más articulados con expediciones planificadas.

Tengase presente que la satisfacción del cliente no solo se relaciona con la calidad sino también con la rapidez con que se le entregan los productos que ha pedido.
Rapidez, integridad y gestión correcta de los pedidos son factores imprescindibles en cualquier actividad que venda sus productos online, ya sea B2B o B2C.
Por consiguiente, una de las decisiones más importantes para nuestra tienda virtual es el modo en que se maneja el almacén.
En primer lugar, debemos establecer si para nuestro negocio es mejor una gestión directa o indirecta, es decir, si nos conviene tener un depósito real o no.
Tener bajo control las existencias y efectuar los envíos son actividades costosas, exigen tiempo, recursos y una organización totalmente eficiente.

La externalización es una posibilidad que cada vez interesa más a las empresas, que pueden decidir si confiar a terceros solo determinados servicios o encargarles toda la gestión a los expertos del sector (full outsourcing).

 

Envíos a todo el mundo

PVS ofrece un servicio de entregas en todo el mundo, además de otras soluciones de logística a la medida.
Efectuamos entregas rápidas nacionales e internacionales, ocupándonos de los trámites aduaneros e intrastat.

Se pueden efectuar envíos nacionales e internacionales a través de los servicios postales o con correos urgentes, con posibilidad de pedir el seguimiento de las mercancías. Envíos a todo el mundo por camión, por avión, en cajas móviles o por ferrocarril.
Nos ocupamos del transporte de gran variedad de mercancías: normales, frágiles, paquetes, palés y cargas completas, garantizando eficiencia y respeto de los tiempos.